Neue Dokumente werden immer auf Basis bestehender Dokumentvorlagen generiert. Es können beliebig viele verschiedene Dokumentvorlagen wie unter Dokumentvorlagen beschrieben angelegt werden. Neue Dokumente werden über die Neu Funktion im Menüband Dokumente angelegt.
Zunächst wählen Sie unter (1) den Visit, zu dem das Dokument angelegt werden soll. Anschließend wählen Sie die gewünschte Dokumentvorlage unter (2) aus.
Unter (3) finden sich alle zum Patienten eingetragenen Mitbehandler sowie der Patient selbst. Um das Dokument an mehrere Empfänger in Kopie zu adressieren, können Sie diese über die Kästchen in der Liste (3) zunächst anhaken, müssen dann aber den Selektionsbalken auf den Hauptempfänger setzen. Nur der Hauptempfänger erscheint im Adressfeld des erzeugten Schreibens, über eine Variable Nachrichtlich in den Dokumentvorlagen können so alle mit ausgewählten Empfänger auch im Dokument ausgegeben werden. Beim elektronischen Versand des Dokuments werden nur die Empfänger angeboten, die hier ausgewählt wurden.
Unter (4) wählen Sie, ob das Dokument einer Freigabe unterworfen wird (Arztbrief) oder nicht. Freizugebende Dokumente tragen bis zur Freigabe ein Wasserzeichen Vorläufig. Dieses kann in den Einstellungen zur Textverarbeitung abgeschaltet werden (nicht empfohlen).
Unter (6) können Sie die Vorgabe Einfangbereiche für Daten für dieses Dokument setzen. Diese Einfangbereiche bestimmen, wie weit EMIL beim Füllen von Variablen aus den Dokumentvorlagen links oder rechts vom Visit maximal nach Daten schaut, sollte der gewünschte Wert nicht zum Visitdatum vorhanden sein. Gibt es in diesem Intervall mehrere Werte, so wird derjenige gewählt, der am dichtesten am Visitdatum liegt. Die Vorgabewerte können unter den Systemeinstellungen modifiziert werden.
Das Feld Dokumenttyp für Archiv (MDM) bestimmt, mit welchem Dokumenttyp das Dokument bei der Übergabe an ein Archivsystem über einen ITC Connect MDM Kanal gekennzeichnet wird. Vorbelegt wird immer der Typ, der an der gewählten Dokumentvorlage hinterlegt ist. Ändern lässt sich das Feld nur mit dem Recht Dokumente: Beim Anlegen den von der Vorlage geerbten Dokumenttyp (MDM) ändern. Fehlt dieses Recht, ist das Feld gesperrt und der Typ der Vorlage wird unverändert übernommen.
Über OK (5) erzeugt EMIL das Dokument.