Diese Funktion findet sich unter Management im Untermenü DDG Datenexport.
So können Sie Daten für Ihre DDG Anerkennung bequem extrahieren und in dem von der DDG vorgegebenen Excel-Format einreichen.
Wichtiger Hinweis: Die Art der angestrebten Zertifizierung bestimmt die Einstellungen, die Sie hier vornehmen müssen. Des Weiteren ist es entscheidend, dass keine der von diesem Assistenten verwendeten Felder im Datendictionary ausgeblendet wurde. Dies gilt ganz besonders für die modularen Schulungen und die Diabetestherapie.
Über (1) legen Sie das Startdatum fest, ab wo Patientenvisits einbezogen werden. Unter (2) können Sie wählen, welche Indikationen Sie mit einbeziehen, unter (3) wählen Sie, welche Art der Zertifizierung Sie anstreben.
Für die erweiterte Anerkennung werden neben den Querschnittsdaten auch Daten zu einer Nachuntersuchung jeweils 12-15 Monate nach dem betrachteten Visit gefordert. Dies können Sie unter (4) aktivieren.
Wenn Sie die modularen Schulungen aus dem Feld Einzelschulung Module mit einbeziehen wollen, müssen Sie die Option (5) aktivieren. Dies erzeugt zwei zusätzliche Blätter in der generierten Excel-Mappe mit diesen Daten und Erläuterungen.
Unter (6) wählen Sie, welche Besuchstypen mit einbezogen werden. Dabei können Sie mit den Buttons Alle und Keine bequem eine Vorauswahl treffen und dann einzelne aktivieren oder deaktivieren. Hinweis: Sie sehen hier auch deaktivierte Besuchstypen, da diese in historischen Daten vorkommen können.
Ein wesentlicher Bestandteil des DDG Exports ist die Diabetestherapie. Diese wird normalerweise aus dem Feld Diabetestherapie entnommen:
Wenn Sie allerdings statt dessen im Freitext-Therapiefeld Durchgeführte Therapie dokumentieren und dort auch ATC Codes (https://de.wikipedia.org/wiki/Anatomisch-Therapeutisch-Chemisches_Klassifikationssystem) verwenden, kann EMIL auch daraus die erforderlichen Daten gewinnen. Voraussetzung ist, dass die für die Diabetestherapie eingesetzten Präparate auch durchgängig mit ATC-Codes versehen sind. Wählen Sie in diesem Fall die Option (8).
Da es mehrere Quellen für die eGFR gibt können Sie unter (9) die Quelle bestimmen. Dabei werden die eGFR Felder angezeigt, die aktiv sind.
Mit dem Button (10) Prüflauf / Export starten Sie die Selektion. Dieser Button ist bewusst kombiniert: Jeder Lauf erzeugt gleichzeitig die fertige DDG-Excel-Mappe und die Datencheck-Fehlerliste (siehe unten). Ein „Prüflauf" und der „Endlauf" sind also technisch derselbe Vorgang - der Unterschied liegt nur in Ihrem Arbeitsablauf. Die Selektion wird auf dem Server ausgeführt und Sie können währenddessen mit anderen Dingen in EMIL weiterarbeiten. Solange der Dialog geöffnet bleibt und eine Selektion läuft, zeigt ein Fortschrittsbalken den Bearbeitungsstand an. EMIL gibt Ihnen zusätzlich eine Toastnachricht, wenn die Selektion abgeschlossen ist:
Empfohlener Arbeitsablauf
1.Prüflauf starten (Button 10).
2.Die Datencheck-Fehlerliste öffnen (Button Export-Fehlerliste anzeigen oder unter Management|Listen) und sehen, welchen Patienten welche Daten fehlen.
3.Die fehlenden Daten in den betroffenen Patientenakten korrigieren/ergänzen.
4.Erneuten Prüflauf starten und ggf. weitere Fehler beseitigen - so oft, bis die Liste keine relevanten Lücken mehr zeigt und die Mindestzahlen auf dem Deckblatt erreicht sind.
5.Den letzten Lauf als Endlauf verwenden: Die dabei erzeugte Excel-Mappe reichen Sie bei der DDG ein.
Sofern der DDG-Exportdialog nicht mehr offen ist, rufen Sie ihn wieder über Management|Exporte auf. Nun können Sie die Daten abrufen:
EMIL erzeugt die Originaltabelle der DDG. Sie kann in der Vorschau auch ohne installiertes Excel eingesehen und natürlich als Excel Datei gespeichert bzw. in Excel geöffnet werden:
EMIL erzeugt auch ein Deckblatt, dem Sie entnehmen können, welche Anforderungen an die Daten bestehen (1) und ob diese erfüllt sind (2). Zusätzlich weist das Deckblatt aus, wie viele der enthaltenen Patienten nach den EMIL-Prüfregeln vollständig sind und ob damit die von der DDG geforderte Mindestzahl vollständiger Patienten (je Typ) erreicht ist. So sehen Sie bereits vor der Einreichung, ob ein weiterer Prüflauf mit Korrekturen nötig ist:
Wie arbeitet die Selektion?
Die DDG verlangt eine konsekutive Aufstellung von Patientenbesuchen ab einem bestimmten Datum und dabei eine bestimmte Anzahl in einem bestimmten Zeitraum. EMIL selektiert daher alle Patientenbesuche der gewählten Besuchsarten ab dem Startdatum und gibt diese aus. Für jeden Patienten wird nur eine Zeile geschrieben (der erste Besuch ab Startdatum). Die ausgegebenen Verlaufs- und Labordaten sucht EMIL im Bereich von +/- 90 Tagen um diesen Referenzbesuch herum und verwendet den Wert, der am dichtesten am Referenzbesuch liegt, idealerweise natürlich den vom Referenzbesuch.
Aus Performancegründen berücksichtigt die Selektion maximal 400 Patienten. Da für keine Zertifizierungsart mehr als 230 konsekutive Patienten benötigt werden (200 Typ 2 zuzüglich 30 Typ 1), ist dies stets ausreichend. Es werden dabei die frühesten Patienten ab dem Startdatum zuerst berücksichtigt, sodass die geforderte Konsekutivität gewahrt bleibt.
Bei Verwendung der Nachuntersuchung verlangt die DDG die Ausgabe einer Nachuntersuchung, also eines Visits, der zwischen 12 und 15 Monate nach dem Referenzbesuch (Schulung) liegt.
Dazu sucht EMIL jeweils einen Verlaufsvisit, der 411 Tage nach dem Referenzvisit liegt und erlaubt eine Toleranz von +/-46 Tagen. Damit ist genau der Bereich von 12-15 Monaten abgedeckt wobei bei Vorliegen mehrerer Visits in diesem Zeitraum derjenige bevorzugt wird, der näher an der Mitte liegt.
Mit diesem Visit verfährt EMIL dann analog zum Referenzvisit und sucht dort Daten zusammen, die im Zeitraum von +/-90 Tagen und möglichst dicht an diesem Visit liegen.
Datencheck-Liste: Welche Patienten sind unvollständig?
Bei jedem Export erzeugt EMIL zusätzlich automatisch eine Arbeitsliste mit dem Namen DDG-Datencheck, die Sie unter Management|Listen finden. Eine zuvor erzeugte Datencheck-Liste wird dabei jeweils ersetzt; das Datum des Laufs entnehmen Sie der Anzeige Stand vom …. Alternativ rufen Sie die Liste direkt über den Button Export-Fehlerliste anzeigen im DDG-Exportdialog auf, der nach abgeschlossenem Export verfügbar wird.
Die Liste enthält alle selektierten Patienten in genau der Reihenfolge, in der die Selektion sie berücksichtigt (durchnummeriert). So erkennen Sie auf einen Blick, bei welchen der konsekutiv ausgewählten Patienten noch Daten fehlen, und können diese vor der Einreichung ergänzen. Ein Klick auf einen Eintrag öffnet die jeweilige Patientenakte.
Hinter jedem Patienten steht entweder vollständig oder eine Auflistung der fehlenden Pflichtfelder, z.B. Diabetestyp, HbA1c und 4 weitere fehlen (bei nur einem fehlenden Feld entsprechend … fehlt). Namentlich ausgewiesen werden Geschlecht, Geburtsdatum, Diabetestyp und HbA1c. Weitere fehlende Pflichtfelder (Körpergröße, Körpergewicht, Blutdruck, gewählte eGFR und Diabetesdauer) werden zusammengefasst als N weitere gezählt. Reine Selbstmessungs-Parameter (z.B. Blutdruck-Selbstmessung, schwere Hypoglykämien) sowie therapieabhängige Felder (z.B. Insulindosis) gehen bewusst nicht als Fehler ein, da sie nicht bei jedem Patienten vorliegen müssen.
Damit auch Patienten mit fehlendem Geschlecht oder Geburtsdatum geprüft werden können, erscheinen diese ebenfalls in der Selektion und damit in der Excel-Tabelle - mit entsprechend leeren Feldern und einem Hinweis in der Datencheck-Liste.